Eine direkte Anmeldung für Scouttropolis gibt es nicht. Die Anmeldung eines jeden Einzelnen direkt bei der Diözese würde ein kleineres Chaos ergeben und euer Stamm bekommt zudem nichts davon mit. Daher läuft die Anmeldung zentral über euren Stamm.
Damit das bei euch vor Ort organisiert werden kann, meldet ihr euch direkt bei eurem Stamm an. Eure Vorstände haben bereits einen Infobrief erhalten, in dem alle wichtigen Informationen enthalten sind und wir sind uns sicher, dass ihr bald eine Anmeldung erhaltet, die ihr dann so schnell wie möglich abgeben könnt!
Wenn ihr euch angemeldet habt, erhaltet ihr im April noch einen Gesundheitsbogen, den ihr bitte wieder bei euch im Stamm abgebt. Der ist wichtig, damit wir bestens auf eventuelle Notfälle vorbereitet sind. Diesen findet ihr zu gegebenem Zeitpunkt im Downloadbereich.
Wichtig ist, dass die Vorstände unter euch die genauen Teilnehmerzahlen bis spätestens 15. Februar 2014 an das Büro senden. Dies ist der offizielle Anmeldeschluss. Danach sind keine An- und Ummeldungen mehr möglich. Eine Musteranmeldung und das Formular für die Rückmeldung findet ihr im Downloadbereich!
Der Anmeldeschluss musst so früh gesetzt werden, damit wir Planungssicherheit haben und das Lager auch stattfinden kann. Wenn wir wissen wie viele Teilnehmer mitfahren, können wir das mit unserer Planung und vor allem der Kalkulation abgleichen. Ein solches Lager bedeutet immer auch ein hohes finanzielles Risiko für den Verband. Um das Risiko so gering wie möglich zu halten, haben wir Stornierungsfristen, die wir nach diesem Anmeldetermin noch einhalten können.
Der Lagerbeitrag wird durch den Stamm eingesammelt und an die DPSG Mainz weitergereicht. Bis zum 01.03.2014 sind das 50,-€ pro angemeldetem Teilnehmer. Der Restbetrag wird zum 12.04.2014 fällig.
Es gibt folgende Stornogbühren:
01.03.14 – 11.05.14 50 € (etwa der Fahrtkostenanteil)
12.05.14 – 31.07.14 80 € (etwa Fahrtkosten plus Zeltplatz)
01.08.14 – 20.08.14 120 € (Fahrtkosten, Zeltplatz und Programmkosten)
21.08.14 – 24.08.14 150 € (Fahtrkosten, Zeltplatz, Programmkosten, Teilbetrag, Essen)
Eine zentralre Reiserücktrittsversicherung kann der Diözesanverband Mainz als Veranstalter nicht abschließen oder bereitstellen. Privat hat man jedoch die Möglichkeit dies über die eigene Hausversicherung oder einem anderen Versicherungsanbieter für sich abzuschließen.